Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.

1 - Đàm phán bằng văn bản

Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:

- Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua

- Chào hàng

• Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.

• Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình.

- Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực.

- Chấp nhận.

Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:

- Hòan toàn, vô điều kiện.

- Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực.

- Do chính người được chào hàng chấp nhận.

- Được truyền đạt đến tận người chào hàng.

- Xác nhận:

Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu.

2- Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại

* Bắt tay

Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác.

Các nguyên tắc bắt tay thông dụng:

• Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người cĩ chức vụ cao, chủ nhà

• Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.

• Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

Giới thiệu: Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ…..

* Trao và nhận danh thiếp

Khi trao danh thiếp cần chú ý:

• Đưa mặt có chữ dễ đọc

• Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao

• Đưa bằng hai tay

• Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình

• Trao cho tất cả những người có mặt

Khi nhận danh thiếp cần chú ý:

• Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập

• Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi

• Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau.

* Ứng xử với phụ nữ

Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ. Ví dụ

• Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước

• Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường

• Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi

• Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau.

• Kéo ghế mời phụ nữ ngồi

• Muốn hút thuốc phải xin lỗi

• Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép.

* Thăm hỏi

Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.

* Tiếp chuyện

Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tự trên dưới theo vị trí xuất khẩu hay tuổi tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giới thiệu.

* Điện thoại

• Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?

• Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe

• Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại

• Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?

• Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại

• Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện